La fattura elettronica è stata introdotta in Italia con la legge finanziaria 2008 ed è obbligatoria (dal 31 marzo 2015) per pubbliche amministrazioni e imprese. È quel processo che genera e gestisce le fatture digitali in tutto il loro ciclo di vita, dunque dalla generazione della fattura all’emissione e ricezione, fino alla conservazione per dieci anni. I benefici apportati dalla fatturazione elettronica e dalla conservazione sostitutiva sono moltissimi, specialmente in un Paese come l’Italia ancora purtroppo indietro dal punto di vista digitale, ma vi sono delle problematiche comuni nell’emetterle che in molti non sanno come affrontare. Di seguito delle accurate informazioni a riguardo e dei consigli per superare tali ostacoli.
Cos’è la fatturazione elettronica
Innanzitutto occorre comprendere nello specifico cos’è la fatturazione elettronica. Per legge, dal 31 marzo 2015 tutte le fatture emesse verso la PA sono esclusivamente elettroniche, e si tratta di fatture digitali strutturate con un formato standard (XML “Tracciato Fattura PA”), in cui sia presente la firma digitale di chi le emette e da conservare digitalmente a fini fiscali. Il contenuto deve essere immutabile nel tempo e non alterabile; come anticipato, è la sola tipologia di fattura accettata dagli enti di PA che sono tenuti ad avvalersi del Sistema di Interscambio.
I benefici della fatturazione elettronica sono molti ed evidenti. Vi è infatti un risparmio di costi notevole per quelle organizzazioni che producono e/o ricevono moltissime fatture, ad esempio chi ha un volume di fatture superiore alle 3000 unità l’anno ottiene un beneficio che si assesta tra i 7,50 e gli 11,50 euro a fattura, non poco, rispetto alle fatture cartacee. Questo è possibile grazie al risparmio sulla manodopera per la stampa e l’imbustamento della fattura, al risparmio dei tempi di gestione della relazione con il cliente, e alla gestione della conservazione, che consente di risparmiare sui costi di gestione dell’archivio cartaceo.
Anche chi dispone di un volume di fatture inferiore può comunque fruire dei benefici della fatturazione elettronica, soprattutto sul lato composizione, stampa, consegna della fattura al cliente e scambi di email per comprendere se sia andato tutto a buon fine.
Cos’è e a cosa serve la conservazione sostitutiva
La conservazione sostitutiva (o archiviazione elettronica sostitutiva) è un sistema di procedure informatiche in grado di garantire nel tempo (10 anni) la validità legale di un documento informatico ed eventualmente dell’impronta digitale. È uno strumento alternativo all’archiviazione cartacea dei documenti, molto comodo e valido, che serve dunque semplicemente a sostituire la copia cartacea di un documento, rendendolo elettronico e mantenendone l’autenticità.
Le problematiche comuni su Fatturazione Elettronica e Conservazione Sostitutiva
È importantissimo evitare qualsiasi problematica o errore nel processo della fatturazione elettronica ma è comune che si commettano errori, anzi capita più spesso di quanto si immagini. Avere problemi con la fatturazione elettronica significa il conseguente mancato pagamento della fattura, ecco dunque di seguito quelli più comuni:
- il file della fattura non è conforme con la versione più aggiornata del Tracciato Fattura PA (file XML). Assicurarsi di ottenere l’ultima release
- Evitare l’invio plurimo della stessa fattura al sistema di interscambio. Occorre inviare il file della fattura elettronica con il nome corretto e inviarlo solo una volta
- numero partita IVA oppure codice fiscale scorretti. Inserirli con assoluta accuratezza
- firma digitale non valida oppure assente
- certificato di firma scaduto, sospeso o revocato
- numero della fattura già presente nel sistema di interscambio
- riferimento temporale non coerente presente nel file firmato.
Mentre per quanto riguarda la conservazione sostitutiva, oltre a problematiche con la firma digitale, si riscontrano comunemente quelle legate ai dati, ovvero al numero sequenziale, ai dati del fornitore e del cliente e alle specifiche relative al servizio o prodotto per il quale si richiede l’archiviazione del documento digitale.
Se hai problemi con fatturazione elettronica e conservazione fattura elettronica, puoi rivolgerti a Nicola Savino, il massimo esperto in Italia di digitalizzazione a norma di legge.
