Da piccoli siamo tutti abituati ad avere il diario per scuola, anzi la sua scelta in negozio ai primi di settembre è uno dei momenti dell’infanzia che tutti ricordiamo con maggior piacere. Tornare a scuola, con un anno in più, voleva dire iniziare una nuova avventura con ottimi propositi e tanta curiosità. Ma perché da adulti non dovrebbe essere lo stesso? Anche da grandi il ritorno dalle vacanze sancisce un nuovo inizio e avere un’agenda aiuta nel lavoro ad essere più organizzati e produttivi. Infatti, sfogliare quei fogli bianchi fa venire la tentazione di riempirli con appunti e appuntamenti. Inoltre, diciamo la verità, nonostante un mondo a portata di click la cara e vecchia agenda cartacea trasmette sempre quel senso di soddisfazione e piacevole ordine. Quali sono quindi i benefici nell’avere un’agenda di lavoro?
I benefici di un’agenda di lavoro
Avere uno strumento sempre a portata di mano è utile innanzitutto per avere un quadro complessivo della giornata o anche della settimana; è uno strumento semplice ma insostituibile per garantire zero stress e molta produttività sul posto di lavoro.
Per prima cosa, un’agenda di lavoro aiuta a definire i propri obiettivi. Mettere per iscritto i nostri pensieri significa prendere coscienza delle nostre aspirazioni e allo stesso tempo, esternandole su un foglio, ci impone di prendere un impegno con noi stessi. Segnare sull’agenda tutti gli impegni, le incombenze, le scadenze da rispettare e i progress da tenere sotto controllo è ovviamente una pratica che aiuta a gestire meglio il tempo e pianificare con cognizione di causa la settimana. Avendo sott’occhio il programma di tutti i giorni seguenti, infatti, liberiamo la nostra mente dal peso di doverli ricordare tutti quanti e dal rischio di provocare sovrapposizioni spiacevoli di impegni o di stabilire scadenze irripetibili. In base alle nostre preferenze, possiamo capire come distribuire le attività nell’arco della giornata: dalle più impegnative alle più leggere. Insomma, aiutando a programmare gli appuntamenti e la “to do list”, l’agenda allevia lo stress da sovraccarico di lavoro. Un diario cartaceo allevia inoltre stress anche da un altro punto di vista. Infatti la vecchia e cara carta non invia costantemente notifiche di promemoria o di sollecito che, in una giornata intensa, non fanno altro che acutizzare lo stress.
Anzi, questo strumento può contribuire nel senso opposto, trasmettendoci un senso di leggerezza e soddisfazione nel monitorare i successi. In che senso? Pensate ad avere una pagina fitta di cose da fare per quello specifico giorno: sbarrare di volta in volta i compiti portati a termine è un gesto liberatorio che ci rende consapevoli dei progressi ottenuti e allo stesso tempo costituisce un ottimo incentivo per la produttività. Secondo diversi studi, scrivere a mano può aiutare a stimolare le capacità mnemonica e di elaborazione del cervello, aumentando la memoria a lungo termine e dunque offrendo più stimoli per riflettere e affinare pensiero critico e processo decisionale.
Consultare spesso l’agenda consente di avere un miglior controllo sulla vita. Conoscere tutte le incombenze ci mette nella condizione di arrivare preparati alle scadenze e di non sovraccaricare le giornate di impegni extra. La cosa più importante è che l’organizzazione dell’agenda rispecchi e rispetti il nostro stile di vita.
Come organizzare l’agenda di lavoro
Avere a disposizione un’agenda cartacea rispetto al corrispettivo digitale svolge quindi un’importante ruolo nelle nostre capacità organizzative, dal momento che ci fa sviluppare maggiormente un senso di organizzazione di lungo termine e non trasforma ogni scadenza o compito in un aleatorio appuntamento svincolato da un flusso di lavoro, impegno, energie e tensioni estive quotidiane. Abbiamo visto anche che ha dei risvolti positivi nelle nostre capacità intellettive. Ma come organizzare l’agenda di lavoro per rendere ancora più efficace questo strumento?
Esistono diverse tipologie di agende, organizzate quotidianamente o divise per settimane e mesi; alcune sono completamente bianche o con le griglie costituite da righe o puntini. Un’ampia scelta di agende si trova sul sito Nonsolocarta, specializzato anche nella cancelleria per uffici. Al di là del modello scelto sulla base dei propri gusti personali, ci sono però alcuni consigli universalmente validi per organizzare l’agenda di lavoro.
L’efficacia dell’agenda è ancor più risolutiva se a colpo d’occhio è possibile già distinguere le diverse attività programmate. Affinché questo sia possibile basta dedicare la pagina iniziale ad una legenda personale basata su simboli e colori per differenziare le attività da fare e quelle già fatte. Per orientarsi ancor più facilmente e individuare al volo cosa ci interessa, possiamo usare i segnapagina. Si tratta delle comuni linguette colorate e adesive, sulla quali si può scrivere, da utilizzare come segnapagina. Un accessorio del quale sono dotate alcune agende e che potrebbe davvero fare la differenza sono le tasche. Queste rappresentano un ottimo comparto per inserire fogli altrimenti svolazzanti come biglietti da visita, scontrini e post-it. Sfruttiamo anche le sezioni dedicate ai numeri di telefono, agli orari o agli appunti. Spesso sulle agende sono già previsti, ma in alternativa potremmo dedicare una o due pagine finali per appuntare contatti o password.
