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Una soluzione strategica per impiegare meno tempo nella fatturazione

La fatturazione elettronica è una soluzione strategica che offre allo staff più tempo per concentrarsi sull’analisi dei dati e delle strategie, ottenendo dati approfonditi e relazioni utili per prendere decisioni oculate di investimento e spesa.

L’acquisizione elettronica delle fatture permette di non attendere più che avvenga l’approvazione della documentazione. Con il sistema software di fatturazione elettronica un indicatore verifica immediatamente la conformità con i regolamenti specifici di ogni Paese, tra cui autenticità, integrità e archiviazione sicura.

Anche dopo aver implementato le fatture elettroniche, è essenziale lavorare in modo efficace. Ecco alcuni suggerimenti per sfruttarne appieno i vantaggi.

Alcune piattaforme di fatturazione utilizzano l’automazione per:

  • memorizzare la carta di pagamento del cliente in modo che tu possa caricarla con un semplice clic di un pulsante;
  • impostare pianificazioni di fatturazione ricorrenti;
  • promemoria automatici di pagamento e notifiche di ritardo del pagamento;
  • abilitano l’elaborazione della fattura online in modo che i clienti possano pagarti quando e come preferiscono.

Personalizza le tue fatture elettroniche: solo perché stai usando la fattura digitale non significa che non dovresti personalizzarle, ad esempio ringraziando il cliente per il pagamento, nonché per il loro continuo supporto negli ultimi anni.

Puoi anche aggiungere un tocco di personalità alle tue fatture citando ulteriori prodotti o servizi che il tuo cliente potrebbe utilizzare, o condividere con i colleghi per migliorare l’attività aziendale.

Offri piani di pagamento: ci possono essere momenti in cui un cliente non è in grado di pagare l’intero importo al momento del servizio, offri un piano di pagamento, in modo che si possa gradualmente ridurre il debito. Per fortuna, è possibile automatizzare questo procedimento, addebitando il pagamento sulla carta di credito o sul conto bancario del cliente.

Avere un sistema di archiviazione affidabile: se si utilizza una piattaforma di fatturazione basata su cloud, le fatture vengono memorizzate comodamente. Se le invii via e-mail, assicurati di archiviarle in modo sicuro. La ragione? Potrebbe essere necessario recuperarle quando si devono affrontare pagamenti in ritardo o quando si ha a che fare con un controllo fiscale.

Solo perché stai usando una fattura digitale non significa che devi dimenticare tutto sulle tecniche di fatturazione, ovvero:

  • chiedere anticipatamente i pagamenti per evitare di essere raggirato e di sprecare tempo;
  • personalizzare ciascuna fattura del cliente, come il nome del destinatario, le informazioni di contatto e le informazioni di pagamento richieste come il numero dell’ordine d’acquisto (PO), il numero di identificazione del datore di lavoro (EIN) e una ripartizione dei servizi;
  • rispettare i termini di pagamento;
  • offrire incentivi e sconti per un pagamento anticipato;
  • addebitare gli interessi sulle commissioni tardive;
  • inserire i dati di contatto, del proprio brand, del proprio logo, il nome, codice fiscale, indirizzo e numero di telefono e numero di fattura.

La fatturazione elettronica ha sicuramente contribuito a migliorare il flusso di cassa. Imposta i termini e le condizioni che funzionano meglio per la tua azienda: comunicare con il proprio fornitore è una delle attività più diffuse.

Per questo motivo può essere utile nominare un referente dall’azienda per creare un processo semplificato, che sia chiaro su termini e condizioni, per poter offrire ai venditori una visione d’insieme sul processo di pagamento standard. Quindi può essere utile preparare in anticipo la fase della fatturazione elettronica e dei processi di pagamento.

Impostare scadenze anticipate: pianificare l’elaborazione delle fatture, approvare le scadenze in anticipo, applicare un bonus di sconti di pagamento anticipato, sono tutti passaggi che potrebbero fare risparmiare alla tua azienda un sacco tempo.

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